Cualquier sistema de Gestión de Negocio puede analizarse en base a "Procesos" por ejemplo el tratamiento de pedidos, seguimiento de incidencias, circuitos de aprobación de ofertas, etc. Lógicamente cada proceso está interconectado con el resto y envía o recibe información de ellos.

Los sistemas de WorkFlow se diseñan para garantizar la coherencia e integridad de cada uno de los procesos, pasos para su resolución, control de plazos, control de documentación asociada, etc. El sistema de WorkFlow libera al usuario del controles rutinarios, aligerando la burocracia y evitando errores. Normalmente está asociado a la Gestión de Calidad implantada en la empresa.

Expediente: Como tal se entiende cualquier proceso administrativo susceptible de su descomposición en tareas.

Tarea: Actuaciones concretas para cada uno de los pasos que conlleva la resolución del Expediente. Incluye las Entidades asociadas, plazos de ejecución, documentos a manejar y/o producir.

Cada Tarea puede llevar asociados o no una serie de Conceptos Contables para el control y seguimiento de Costes.

Prestaciones

Nuestro Sistema de WorkFlow presenta las siguientes características funcionales básicas:

• Configurable para incluir la definición exacta de los procesos de negocio del cliente. Sus interdependencias y relaciones.
• Fácilmente modificable para su continua adaptación a la realidad cambiante del entorno de negocio.
• Proporciona la guía del trabajo diario de personas, grupos ó departamentos manejando automáticamente prioridades y plazos.
• Proporciona la información para la Dirección con el estado, en tiempo real, de las distintas gestiones y expedientes abiertos, estado global de los mismos, cargas previsibles de trabajo y detección temprana de cuellos de botella.

Gestión Documental: Agrupa toda la documentación asociada a la ejecución de Expedientes y Tareas. Está dotado de su propio motor de búsqueda para la rápida localización de cualquier documento. Permite la integración inmediata de cualquier documento (Microsoft Office, PDF, correo electrónico, etc.)

Generador de Documentos: A partir de plantillas prefijadas, el sistema genera la documentación definida para cada tarea.

Generador de Expedientes: Se utiliza para todas aquellas ejecuciones que, por su propia naturaleza, se repiten con frecuencia, proceso de pedidos por ejemplo. El usuario puede definir la estructura genérica de un tipo de expediente (Tareas, Documentos, Plazos, etc.)y, sin más que alimentar los datos específicos concretos, generar el expediente completo con todo el desglose de actividades y cálculo de las fechas relevantes.